Au cours de notre vie, nous avons de nombreux documents que l’on doit conserver plusieurs années, voire jusqu’à notre mort pour certains. Si on ne s’organise pas un minimum, on risque vite d’être submergé par un tas de paperasse mal classée. On aura parfois du mal à remettre la main sur un document au moment où on le cherche et surtout, on risque rapidement d’avoir des tas de papiers qui s’amoncellent ici ou là.
Dans cet article, je vous propose mes astuces pour m’organiser, je ne vous promets pas que je vais vous fournir une solution miracle, mais au fil du temps, je commence à avoir quelques bons mécanismes d’organisation. En effet, en plus de mes papiers personnels, en tant que travailleur indépendant en travail à la maison, j’ai toujours des tonnes de papiers qui traînent. Je dois donc m’astreindre à avoir un minimum d’organisation si je ne veux pas perdre un temps fou à rechercher mes papiers importants.
Astuce N°1 : Avoir de bons rangements
Lorsque l’on souhaite classer ses papiers, il est nécessaire d’avoir des rangements appropriés afin d’avoir un classement adéquat.
Des boîtes de rangement pour le long terme
Les papiers que l’on devra conserver sur du long terme devront avoir un rangement qui leur permettra d’être conservés à l’abri de tous types de détériorations.
Pour vous assurer de la longévité maximale, utilisez une boîte de rangement pour vos documents les plus importants. Choisissez un modèle en plastique ou en carton à votre convenance, mais aussi en fonction du lieu où sera stockée votre boîte. En revanche, veillez à choisir une boîte avec plusieurs compartiments afin de classer vos documents par catégories. Les classeurs avec dossiers suspendus sont excellents pour permettre un classement de ses papiers sur le long cours.
Des trieurs à fenêtres pour l’année en cours
Au fil de l’année, il y a des documents que l’on pourra être amené à ressortir régulièrement. On pourrait être tenté de tout conserver en tas en remettant leur rangement à plus tard.
Pour ma part, je préfère opter pour des trieurs à fenêtres. Ainsi, je peux classer mes documents au fil du temps, dans une pochette que j’ai toujours à portée de main. L’année suivante, on peut soit déplacer les documents de la pochette dans notre boîte de rangement, soit prendre une nouvelle pochette. C’est pour cette seconde solution que j’opte généralement, gardant ainsi 3 années de documents facilement accessibles. Au-delà, la pochette la plus ancienne pourra être vidée dans la boîte d’archive et deviendra la pochette en cours.
Le trieur à fenêtre est également disponible pour les documents que l’on souhaite conserver en permanence à portée de main comme nos différents contrats d’assurance, d’électricité, de gaz, téléphonie, etc.
Pochettes à rabats et classeurs
Certains préfèrent choisir des pochettes à rabats ou des classeurs pour classer leurs documents. Je ne suis pas adepte de cette technique. La multiplication des pochettes à rabats finit souvent par être un gros bazar, le simple fait de devoir sortir la bonne pochette me pousse généralement à la procrastination du classement.
L’utilisation d’un classeur peut être une bonne idée en utilisant des pochettes transparentes pour ajouter de nouveaux documents. L’inconvénient est qu’à l’utilisation, les classeurs peuvent parfois se casser, on se retrouve alors avec tous ses papiers en vrac et on doit refaire tout notre classement.
Des bacs de classement
Les bacs de classement n’ont pas vocation à être un vrai système de rangement à long terme, ils sont cependant très utiles pour réaliser un pré-classement en attente de rangement.
Avec cette méthode, on peut avoir un bac « À trier » et un « À classer » par exemple.
Astuce N°2 : Avoir de la discipline
La discipline est un élément important dans le classement de ses papiers. Si on empile tous nos documents en remettant toujours leur classement à plus tard, on aura plus de difficulté à s’y mettre réellement. D’autre part, chaque fois que l’on aura besoin de sortir un document récent, on risque de devoir retourner toute notre pile de papiers plus ou moins récents.
Selon la quantité de papiers que l’on a à classer chaque mois, on peut s’astreindre à réaliser un classement toutes les semaines ou tous les mois.
Astuce N°3 : Numériser ses documents
Aujourd’hui, de plus en plus de nos factures et autres contrats nous sont directement fournis au format numérique.
Ce format est totalement valide pour la plupart des papiers administratifs. Plutôt que de tout conserver au format papier, certains documents pourront être détruits et conservés sous forme de scan.
D’autre part, le fait de posséder une copie de nos documents importants au format numérique nous permet d’en avoir une copie en cas d’incident comme un dégât des eaux ou un incendie.
Afin de vous assurer de la longévité de conservation de vos archives au format numérique, préférez opter pour une solution de stockage en ligne (dans le « Cloud ») plutôt que sur votre ordinateur ou tout autre stockage physique chez vous. En effet, un disque dur peut être fragile et capricieux, il n’est pas rare qu’un ordinateur s’arrête brusquement et ne veuille plus démarrer à cause de son disque dur qui est subitement devenu corrompu.
Les sociétés qui proposent des solutions de stockage en ligne comme Google Drive, Microsoft OneDrive ou Dropbox possèdent plusieurs lieux de stockage où vos données sont répliquées, vous offrant la certitude que celles-ci ne seront pas détruites.
Lorsque l’on parle de stockage en ligne, l’argument de la sécurité est souvent mis en avant, de nombreuses personnes craignant de voir leurs informations divulguées sur la toile. À cet argument, j’ai envie de répondre qu’il y a en effet toujours un risque. Toutefois, en choisissant un prestataire de qualité, ce risque est tout de même assez moindre. D’autre part, personnellement, je ne suis pas très inquiet de voir ma facture de téléphone divulguée sur internet, elle ne contient pas réellement d’informations sensibles.
Pour conclure
Bien que l’on ait de plus en plus accès à des documents au format numérique, nous sommes loin d’avoir totalement éliminé le format papier. Certains documents comme les bulletins de salaire devant être conservés jusqu’au jour de notre retraite (il est même conseillé de les garder au-delà), il est nécessaire d’adopter des méthodes de classement efficaces et pérennes.
Si vous avez d’autres solutions plus efficaces, n’hésitez pas à m’en parler en commentaire de cet article, je suis toujours preneur de conseils pour améliorer mes méthodes de classement.
